Dokumentų valdymo automatizavimas – žingsnis, kurį vis drąsiau žengia skirtingų verslo šakų atstovai. Argumentų, kodėl verta imtis pokyčių, yra išties daug – specialios dokumentų valdymo sistemos padeda optimizuoti darbus kiekvienoje įmonės veiklos srityje. Šį sykį aptarsime esminius privalumus.
Didesnis informacijos tikslumas ir suderinamumas
Net jei to paties tipo dokumentą (pavyzdžiui, komercinį pasiūlymą) rengia vienas žmogus, gana dažnai pasitaiko netikslumų, nesutapimų. Skirtis gali dokumento formatavimas, struktūrinės dalys ir kt., o tai ilgainiui lemia nenuoseklumą. Be to, itin daug netikslumų atsiranda ilgai derinant specifines sąlygas ar taisykles (pvz., rengiant sutartį). Tokiu atveju pakeitus esminę dalį viename tekste, tą patį reikia padaryti ir kitame. Tai padaryti sklandžiai ir greitai ne visuomet pavyksta. Automatizavus dokumentų valdymą, galima tuo pat metu koreguoti atitinkamas kelių failų dalis, greitai rasti reikiamus duomenis, sparčiai atnaujinti pačių dokumentų versijas.
Didesnis produktyvumas ir efektyvumas
Kaip jau minėjome ankstesniuose įrašuose, be dokumentų valdymo sistemos naujų failų kūrimas, jau esamų paieška, suderinimas, tvirtinimas atima daugybę laiko. Be to, dokumentai ne taip jau retai „pametami“ – jie paprasčiausiai įdedami ne į tą aplanką ar laiku nepersiunčiami. Problema ir tai, kad laikas gaištamas kopijuojant, spausdinant, siunčiant informaciją. Dėl to savaime mažėja tiek komandos produktyvumas, tiek darbų efektyvumas. Įdiegus DVS:
- Pasiekiamas prieinamumas prie visos informacijos, būtinos tam tikram veiksmui atlikti (pavyzdžiui, kliento užklausai dėl nepristatyto siuntinio apdoroti).
- Galima naudotis ilgainiui suformuota duomenų baze, todėl įvairios užklausos įvertinamos greičiau.
- Atliekant įvairias užduotis galima naudotis jau anksčiau sukurtais šablonais ar dokumentų pavyzdžiais, tad įgyvendinama geriausia praktika.
- Išvengiama dokumentų praradimo, o reikiama informacija randama itin greitai.
Po automatizuotos dokumentų valdymo sistemos įdiegimo daugybė administracinių darbų, paprastai reikalaujančių ypatingo atidumo, laiko, atliekami greičiau ir sėkmingiau. Dėl to sutaupoma ir įvairių su darbo vieta, reikmenimis susijusių sąnaudų.
Geresnė komunikacija, išaugęs darbuotojų pasitenkinimas darbo vieta
Nepriklausomai nuo veiklos srities, įmonėms tenka apdoroti įvairias užklausas, teikiamas partnerių, tiekėjų, galų gale – valstybinių institucijų. Kaip minėta, automatizuotas dokumentų valdymas sudaro sąlygas visą reikiamą informaciją rasti ir pateikti ypač greitai. Visgi svarbi ne vien išorės, bet ir vidinė komunikacija. Vienas pavyzdžių – naujo darbuotojo priėmimas. Naudojant DVS, kurioje saugoma tiek su vidaus taisyklėmis, įmonės kultūra, tiek su darbo specifika susijusi informacija, įsiliejimas į komandą tampa gerokai paprastesnis.
Dėmesio vertas ir dar vienas privalumas – tai, kad dokumentų valdymo sistemos didina pasitenkinimą darbu. Automatizavus įvairius procesus, dokumentų apdorojimą darbuotojai turi gerokai daugiau laiko svarbesnėms, daugiau dėmesio vertoms ir, tikėtina, įdomesnėms, karjeros atžvilgiu svarbesnėms užduotims įveikti. Dėl to auga įmonės kaip darbdavio vertė.
Automatizuotas dokumentų valdymas taip pat padeda pasirūpinti didesniu saugumu, patrauklesniu prekės ženklo įvaizdžiu, didesne investicijų grąža ir kitais aspektais. Tiek šie, tiek išsamiau aptarti privalumai tiesiogiai susiję su poreikiais: tik juos įvertinę, pritaikę prie jų DVS galite tikėtis didžiausios naudos. Visgi automatizavimas neabejotinai vertas svarstymų: tiek dėl technologinio šiandienos konteksto, tiek dėl paprasčiausio poreikio siekti verslo tikslų lengviau ir greičiau.
