Dokumentų valdymas kelia iššūkių didelei daliai įmonių, nepriklausomai nuo jų dydžio, veiklos krypties ar darbuotojų įgūdžių. Siekiant supaprastinti ilgus, painius procesus, nuolat kuriamos ir tobulinamos specialios sistemos. DVS sistema – sprendimas, padedantis atlikti darbus greičiau, pigiau, paprasčiau ir sklandžiau. Tačiau tam, kad būtų galima naudotis tokiais privalumais, pirmiausia reikia įgyti specifinių žinių, tinkamai pasiruošti. Pateikiame kelis patarimus, galinčius padėti sėkmingai naudotis šia įranga.
Tinkamai pasiruoškite sistemos diegimui
Jei tiesiog įdiegsite dokumentų valdymo sistemą ir tikėsitės, kad nuo kitos dienos visi darbai bus vykdomi sklandžiai, gali tekti smarkiai nusivilti. Neretai sunkumų kyla ne tik vyresniojo amžiaus, mažiau patirties dirbant įvairiomis programomis turintiems, bet ir jauniems, technologijomis besidomintiems darbuotojams.
Prieš diegiant sistemą vertėtų informuoti visus darbuotojus apie būsimus pokyčius, paaiškinti naudojimosi programa privalumus. Be to, prie dokumentų saugojimo, archyvavimo elektroniniu būdu taip pat galima pratintis pamažu. Tinkamai pasiruošus naudojimasis DVS sistema bus sklandesnis ir greitesnis.
Nepamirškite tvarkos
Geriausias rezultatas gali būti pasiekiamas tuomet, jei iš anksto sutariama dėl tam tikrų naudojimosi sistema taisyklių. Pavyzdžiui, ypatingai verta susikurti tvarką, kaip bus užvadinami nauji dokumentai, direktorijos, kaip vyks darbų delegavimas, peržiūra. Paskatinkite darbuotojus greičiau susieti programą su el. paštu, sutvarkyti iš čia gaunamą informaciją sistemingai.
Pasirūpinkite, kad rasti duomenis būtų paprasta
Šis patarimas kiek susijęs su aprašytuoju aukščiau. Tačiau šiuo atžvilgiu svarbu ne tik tinkamai grupuoti, užvadinti dokumentus. Itin svarbi dokumentų valdymo sistemų funkcija – galimybė pridėti prie direktorijų ar pačių bylų žymas su kategorijos pavadinimu, trumpus aprašus. Būtent pagal juos vėliau galima identifikuoti reikiamus dokumentus.
Suteikite sistemai individualumo
DVS sistema gali būti pritaikyta prie specifinių Jūsų įmonės ir darbuotojų poreikių. Keisti naudinga ne tik vartotojo sąsajos dizainą, bet ir darbų prioritetus. Sistemos nustatymus reikėtų keisti taip, kad jie padėtų laiku ir sklandžiai atlikti darbus. Dėl to vertinga susikurti dažnai rengiamų dokumentų šablonų, kategorijų, pasidomėti, ar yra galimybė naudotis priminimais.
Nustatykite, kas gali naudotis konkrečia informacija
Tam, kad būtų išvengta painiavos, galite aiškiai nustatyti, kas gali jungtis prie sistemos, peržiūrėti, keisti, trinti tam tikras bylas. Toks sprendimas ne tik palengvins darbą, bet ir smarkiai padidins duomenų saugumą.
Pasirūpinkite, kad pagalba būtų visuomet prieinama
Sistemos ekspertų pravesti mokymas – dar ne viskas. Būtina pasirūpinti, kad DVS sistema būtų nuosekliai prižiūrima – laiku pastebimi ir šalinami nereikalingi pakeitimai, vykdomi atnaujinimai. Patartina šį darbą paskirti įmonės komandos nariui. Kilus klausimų, vertėtų nebijoti kreiptis ir į pačius „Sekasoft“ ekspertus.
Nuoseklus pasiruošimas sistemos diegimui, pagalba pradėjus ja naudotis, specifinių funkcijų išmanymas, pritaikymas prie individualių poreikių – tai, kas padeda atskleisti visus DVS privalumus. Siekdami naudingos investicijos skirkite pakankamai dėmesio visiems naudojimosi sistema aspektams. Tai ypatingai svarbu, jei įmonėje dirba mažiau su informacinėmis sistemomis susidūrę darbuotojai. Tokie sprendimai – tarsi žingsnis į ateitį, leidžiantis jau šiandien mėgautis sparčiu, patogiu, efektyviu darbu.
