Metų pabaiga – puikus laikas įmonės pasiekimams, investicijoms ir iššūkiams įvertinti. Jei šiais metais įsidiegėte DVS, pravartu pasidomėti, ar sprendimas jau atnešė naudos. Tam, kad įsitikintumėte, kad DVS sistema pateisina visus lūkesčius, siūlome apgalvoti kelis esminius aspektus.
Įprastos užduoties atlikimo trukmė
Kiek laiko reikia tam, kad naudodamiesi sistema atliktumėte įprastą užduotį – pavyzdžiui, atostogų prašymo parengimą, naujos sutarties apdorojimą? Ar pastebite, kad dokumentas kažkur „užstringa“? Ar tokios užduotys atliekamos laiku, nevėluojant? Jei nesate patenkinti rezultatu, pasvarstykite, dėl ko kyla problema. Galbūt kažkuris darbuotojas laiku nesureaguoja į užklausą, nes nespėja, gal tam tiesiog pasirenkamas netinkamas laikas, o gal dokumentas supildomas ne pagal taisykles arba trūksta duomenų?
Darbų atlikimo tvarka
Šis aspektas susijęs su aptartu aukščiau. Šiuo atveju naudinga atlikti nedidelę, paprastą darbuotojų apklausą. Pasiteiraukite, ar visi komandos nariai žino, ką turėjo įgyvendinti, pavyzdžiui, praėjusią savaitę? Ar daug vėluojančių darbų?
Didžiųjų procesų įgyvendinimo trukmė
Nepriklausomai nuo to, kokioje įmonėje įdiegta DVS sistema, čia atliekami tam tikri panašūs, esminiai procesai – tokie kaip pardavimai, užsakymų patvirtinimas ir paruošimas, klientų užklausų administravimas. Įvertinkite, ar šie kompleksiniai darbai atliekami pagal iš anksto numatytą tvarką.
Darbuotojų našumas
Patartina įvertinti, kaip dirba kiekvienas darbuotojas. DVS galite stebėti, kiek laiko skiriama specifinėms užduotims, kada prie jų prieinama. Tokie objektyviai surinkti duomenys gali atskleisti, ar darbuotojas žino konkrečios dienos ar viso laiko prioritetines užduotis, ar panaudoja resursus tikslingai.
Informacijos prieinamumas ir saugumas
Išskirtinis DVS ir panašių programų privalumas – galimybė laisvai pasiekti įvairius duomenis. Įvertinkite, ar galite sistemoje rasti reikiamą dokumentą per kelias sekundes. Ar, pavyzdžiui, DVS sistema besinaudojęs pardavimų vadovas palieka prieigą prie visos reikiamos informacijos – nuo susirašinėjimo su konkrečiu klientu iki sutarčių? Ar visi duomenys užšifruojami, kad jų negalėtų pasiekti pašaliniai asmenys? Taip pat svarbu tai, ar daug duomenų paliekate kitais prieinamais formatais – pavyzdžiui, atspausdintus, padėtus šalia spausdintuvo. Pasistenkite, kad tokių situacijų ir galimybių pasisavinti konfidencialią informaciją būtų kuo mažiau.
Galimybė naudotis sistema ne darbo vietoje
Ar galite pasiekti darbui reikalingus duomenis, pavyzdžiui, kelionės metu arba namuose? Tai būtina tam, kad galėtumėte priimti reikšmingus sprendimus bet kuriuo metu, bet kurioje vietoje. DVS sistema puikiai pritaikyta darbui nuotoliniu būdu, tereikia pasirūpinti, kad būtų pasiekiami ne tik kompiuteryje esantys duomenys.
Išlaidos
Įsidiegus DVS ilgainiui turėtų ženkliai sumažėti įvairios sąnaudos. Tai – elektros energija, specialios įrangos (pavyzdžiui, spausdinimo, kopijavimo, dokumentų įrišimo prietaisų) išlaikymui skirti ištekliai. Be to, jei kryptingai mažinate spausdintų variantų kiekį, turėtų sumažėti ir popieriaus poreikis. Taip pat turėtumėte mokėti mažiau už patalpų išlaikymą – jei turėjote atskirai dokumentų saugojimui skirtą patalpą. Jei tokių pokyčių nepastebite, ieškokite priežasties: nepakankamo darbuotojų informavimo apie dokumentų apdorojimo tvarką, per mažas, nenuoseklias pastangas naudoti kuo daugiau elektroninių, o ne popierinių versijų ir panašiai.
DVS sukurta tam, kad padėtų lengviau, greičiau, efektyviau įveikti įvairias užduotis – nuo kasdienių, vienkartinių darbų iki ilgalaikių procesų palaikymo. Tačiau DVS sistema gali būti naudinga tik tuo atveju, jei įdedate būtinų pastangų. Prieš vertinant tokio sprendimo naudą taip pat reikėtų pagalvoti ir apie tai, kiek laiko naudojatės sistema. Tam, kad rezultatai pradėtų ryškėti, reikėtų bent pusmečio – per tiek laiko mokomasi ir priprantama prie darbo per sistemą ypatumų, sukuriama savita tvarka. Vis dėlto įvertinimas reikalingas: tokiu būdu numatysite esmines problemas, nuspėsite, kokie iššūkiai lauks kitais metais ir spėsite apgalvoti, kaip juos įveikti.
