Vyrauja įsitikinimas, kad DVS sistemos gali būti naudingos tik stambioms kompanijoms. Taip nėra – sistema gali būti lengvai pritaikoma bet kurio dydžio ar sektoriaus bendrovei. Manoma, kad tokios sistemos yra brangios, sudėtingos. Pateikiame kelias priežastis, kuo DVS gali būti naudinga naujoms arba nedidelėms įmonėms.
Efektyvumo užtikrinimas
Dalis žmonių mano, kad mažos, naujos įmonės susiduria su mažu informacijos, dokumentų kiekiu, tad įsidiegti DVS joms – netikslinga. Tai – klaidingas įsitikinimas. Iš tiesų net ir neseniai įsteigtų įmonių komandos turi susidoroti su daugybe teisinių dokumentų, potencialių verslo partnerių, klientų užklausų. Tačiau įprasta, kad tokias užduotis turi įveikti nedidelė, vos iš kelių žmonių sudaryta komanda.
DVS sistemos padeda užtikrinti darbų efektyvumą. Saugant informaciją elektroniniu formatu, vienoje vietoje, išvengiama painiavos, svarbių duomenų praradimo. Be to, taip dokumentai ir sukuriami, ir apdorojami žymiai greičiau, nes galima pritaikyti šablonus, o pakeitimai matomi iškart. Tokiu būdu kiekvieno komandos nario darbas optimizuojamas – sutaupoma brangaus laiko, kurį galima paskirti svarbesnėms užduotims.
Atsiperkamumas
Kuo anksčiau įdiegiama dokumentų valdymo sistema, tuo didesnės nebūtinų išlaidų dalies galima išvengti. Pavyzdžiui, nusprendus daugiausia naudotis spausdintais dokumentų variantais, jiems tenka atrasti papildomos vietos biure ar gamybiniame sandėlyje, įsigyti specialių baldų, segtuvų saugojimui, archyvavimui ir pan. Be to, tam tenka įsigyti našų spausdintuvą, apmokėti didesnes elektros sąskaitas, rūpintis prietaisų nusidėvėjimu, pirkti popierių. DVS sistemos įdiegimas – sprendimas, padedantis tolygiai, tikslingai paskirstyti turimas lėšas nuo pat pradžių.
Didesnis saugumas
Su grėsmėmis dėl saugumo gali susidurti bet kuri įmonė, nepriklausomai nuo jos dydžio. Būtina rūpintis ne tik tuo, kad veikla atitiktų valstybinius nurodymus. Pačių darbuotojų, įmonės, jos klientų ar partnerių duomenų saugumas – taip pat didelis iššūkis. DVS sistema sukurta taip, kad prie konkrečių failų ar jų katalogų galėtų jungtis tik autorizuoti naudotojai. Be to, galima matyti visus pakeitimus, atsekti tų pakeitimų autorių. Taip užkertamas kelias tiek duomenų iškraipymui, tiek nutekinimui.
Geresnių rezultatų užtikrinimas
Net ir nedidelėje komandoje gali kilti nesusipratimų dėl paprasčiausio nesusikalbėjimo. Jo išvengti padeda tik konstruktyvi komunikacija. DVS sistemos pritaikytos tam, kad galima būtų iškart aptarti diskusinius klausimus, perduoti aktualią informaciją – pavyzdžiui, per integruotą el. pašto paskyrą ar tiesioginio pokalbio programą. Dėl tokios ypatybės neaiškumai aptariami iškart. Be to, tai padeda ir laiku, kokybiškiau aptarnauti klientus. Dėmesingumas, operatyvumas, reagavimas į poreikius, lūkesčius – svarbus veiksnys, padedantis įmonei užsitarnauti dar daugiau klientų ir augti.
Geri rezultatai įdiegus dokumentų valdymo sistemą užtikrinami ir tiesiog įmonės viduje. Galimybė dirbti iš bet kurios pasaulio vietos, bet kuriuo laiku, laiku gauti papildomos informacijos, dirbti greičiau, sklandžiau – privalumai, dėl kurių geriau bendrovėje jaučiasi ir patys darbuotojai.
Nuoseklus, atidus dokumentų valdymas aktualus bet kokio dydžio įmonei. Svarbiausias kriterijus sprendžiant, ar verta pasidairyti DVS sistemos – tai noras apdoroti informaciją struktūruotai ir pasirūpinti įmonės sėkme šiuolaikišku būdu. Žinant tikslus ir aiškius poreikius, pritaikyti DVS savo reikmėms ir tikslingai išnaudoti jos privalumus – dirbti našiai, sutaupyti lėšų, rūpintis komandos gerove yra paprasta.
