Siekiant saugoti visus įmonės dokumentus ar prireikus suteikti jų prieigą tik tam tikriems darbuotojams ypač naudinga dokumentų valdymo sistema (DVS). Jos privalumai – ne tik šie: po įdiegimo paprastesnis tampa sutarčių, prašymų bei įvairių kitų dokumentų pasiekimas ir valdymas.
Auganti dokumentų valdymo sistemos svarba
Tai, kad dokumentų valdymas yra naudingas organizacijų efektyvumą didinantis sprendimas rodo daugelio įmonių patirtis, taip pat ir įvairūs atlikti tyrimai bei rezultatų analizės. Vienas tokių tyrimų yra kompanijos ,,Harris Interactive“ 2013 metais atliktas tyrimas, kuris parodė, kad:
- 10 proc. kiekvieno darbuotojo laiko iššvaistoma ieškant tam tikro dokumento;
- 80 proc. darbuotojų praranda laiko, nes pradėjo tvarkyti ne tą dokumento versiją (į gaišimo laiką įeina dokumento paieška pašte, segtuvuose kompiuteryje, pasidalintose bylose);
- 56 proc. darbuotojų užgaišta tikrindami skirtingas dokumentų versijas ir jų korekcijas: sunku surasti asmenis, atsakingus už dokumento redagavimą.
DVS nauda
Dokumentų valdymas ne tik padeda išvengti aukščiau nurodytų problemų, bet ir suteikia kitos naudos:
- saugomos dokumentų kopijos užtikrina, kad netyčia ištrinta byla nesugadintų viso darbo, ypač jei jis buvo darytas ilgą laiką;
- aiškiai matoma koregavimo istorija, dokumentą tvirtinantys asmenys, jo ruošimo eiga ir vykdymo istorija.
- dokumentai laikomi centralizuotai, todėl juos lengva rasti;
- galima nustatyti priminimus apie įvykius, susijusius su dokumento vykdymu.
Įdiegus dokumentų valdymo sistemą, įmonėje ne tik nereikia vietos fiziniams dokumentams laikyti, bet ir padidinamas jų saugumas, darbuotojai turi daugiau laiko, todėl didėja komandos produktyvumas. Lengviau įgyvendinamos individualios ir komandinės užduotys.
Po sistemos įdiegimo akivaizdžią naudą pastebės ir vadovybė. Be to, kad darbuotojai bus neapkrauti sudėtingomis fizinių dokumentų tvarkymo užduotimis, vadovai matys, jog darbuotojai yra labiau motyvuojami, jiems lieka laiko pagalvoti apie bendrų įmonės tikslų siekimą. Komunikacija organizacijos viduje irgi pagerės: atsiras patogesnės galimybės pasiekti reikalingą informaciją tiek komandiruotės metu, tiek iš kitame mieste ar net šalyje esančių padalinių. Tai – vienos svarbiausių naudų vadovams, kurias užtikrina dokumentų valdymo sistemos įdiegimas.
Sėkmės istorija
Vienas iš pavyzdžių, atspindinčių DVS teikiamą naudą, yra ,,Citadele“ banko sėkmės istorija. Valdydamas padalinius skirtingose Europos šalyse, bankas susidūrė su tam tikrais iššūkiais: reikėjo padidinti efektyvumą, sumažinti riziką ir kaštus. Bendro įmonės ,,Sekasoft“ ir banko ,,Citadele“ projekto metu pasiekta:
- verslo sprendimų priėmimas pagreitėjo 3 kartus;
- verslo procesų greitis padidėjo 3 kartus;
- svarbūs procesai buvo kompiuterizuoti;
- dėl dokumentų buvimo vienoje vietoje dabar darbuotojai net 80 proc. mažiau laiko skiria informacijos paieškai: visas detales, susijusias su verslo kreditais, mokėjimo kortelėmis, sutartimis galima rasti vos prireikus.
Kiti mūsų klientai pasiekė taip pat gerų rezultatų: apie tai galite skaityti ,,Atsiliepimų“ skiltyje.
Pagrindinė nauda, kurią teikia dokumentų valdymo sistema, yra taupomas darbuotojų laikas, kurį jie gali paskirti kitoms užduotims. Apie tai byloja ir mūsų klientų sėkmės istorijos.
