Kiekviena įmonė turi savitą dokumentų rengimo, derinimo, tvirtinimo, registravimo ir saugojimo sistemą. Jau kurį laiką pastebima, kad organizacijos siekia mažinti popierinių dokumentų naudojimą ir vis labiau ima vertinti dokumentų ir procesų valdymo sistemos teikiamą naudą. Dokumentų valdymas sistemoje padeda juos lengvai surasti, persiųsti kolegoms, valdyti prieigą, registruoti ir kaupti su dokumentais atliktų veiksmų istoriją. Papildomai sistema suteikia galimybes gauti priminimus bei lengvai informuoti darbuotojus apie dokumentus ar su jais susijusius įvykius.
Organizuojant veiklą be dokumentų valdymo sistemos dažniausiai kyla daug nesklandumų, kai reikia vienus darbuotojus informuoti apie naują dokumentą, kitus – apie vykdymą, trečius apie naują versiją. Taigi, greitas ir sklandus darbuotojų informavimas yra vienas iš kertinių dokumentų valdymo sistemos privalumų.
Dokumentų valdymo samprata
Dokumentų valdymo sistema – tai kompleksinis IT sprendimas verslui, kurio priemonėmis efektyviai ir saugiai valdoma organizacijos informacija, dokumentai (sutartys, pirkimų paraiškos, korespondencija, darbuotojų prašymai ir pan.) bei susiję procesai. Informacijos valdymas vykdomas remiantis organizacijos strategijos gairėmis, vidinėmis tvarkomis, veiklos specifika, suteikiant prieigą tik prie aktualių, su organizacijoje vykdomais procesais susijusių dokumentų ar duomenų. Sistemos funkcionalumas pritaikomas individualiai pagal įmonės poreikius.
Tinkamai optimizuotas dokumentų valdymas suteikia daug privalumų, kurių pagrindinis – laiko taupymas. Sutarčių ar prašymų ruošimas, atsakingo asmens ieškojimas, reikalingų parašų rinkimas trunka trumpiau, todėl galima orientuotis į kitas užduotis, kurioms prieš tai nelikdavo laiko. Be to elektroniniai dokumentai nepasimeta, lengviau sekti jų rengimą, korekcijas, o kartu ir atkurti veiklos istoriją. Lengvai prieinama sistema darbuotojams užtikrina efektyvesnį informacijos srautą.
Paprastesnis darbuotojų informavimas
Didelė dalis dokumentų valdymo sistemos privalumų yra susiję su darbuotojams suteikiama galimybe lengviau sekti ir koreguoti reikiamus dokumentus. Turint prieigą vos keliais paspaudimais darbuotojai ir vadovai gali rasti ieškomą sutartį, elektroniniu parašu patvirtinti prašymą ar pakoreguoti šabloną.
Kuo tai patogu?
Informuojant darbuotojus apie dokumentų rengimo ir vykdymo stadiją, galima užtikrinti, kad reikiami žmonės žinotų apie sutarčių ar prašymų, kitų svarbių dokumentų rengimo datas, būtų informuoti apie galimybę prisidėti prie jų rengimo, koregavimo, tikrinimo ar patvirtinimo.
Dokumentų valdymas – tai priemonė, skirta lengvesniam dokumentų valdymui, darbo laiko taupymui bei sklandesniam darbuotojų informavimui. Pasirinkus įmonei tinkamą sprendimą, galima tikėtis, kad darbuotojų informavimas bus sklandus ir padės teisingai atlikti paskirtas užduotis.
