Dokumentų valdymas – viena rimčiausių veltui sugaištamo įmonės laiko ir išlaidų priežasčių. Skaičiuojama, kad dingusių, ne vietoje laikomų dokumentų paieškai darbuotojai gali sugaišti net kelias savaites per metus. Be to, nemažai kainuoja pats popierinio varianto parengimas, koregavimas, siuntimas paštu ir naikinimas. Didelė dalis šių užduočių atitinka biuro administratoriams, personalo vadovams. Jų darbui palengvinti rekomenduojama įsidiegti specialią dokumentų valdymo sistemą.
Kaip DVS gali pagerinti darbuotojų našumą ir pakoreguoti resursų sunaudojimą?
DVS sukurta tam, kad paverstų su dokumentais susijusius darbus lengvesniais, atliekamais sparčiau ir efektyviau. Galima išskirti tokius naudingus šių sistemų aspektus:
- Laiko taupymas
Įmonėse nemažai laiko praleidžiama rengiant, spausdinant, koreguojant, tvirtinant, siunčiant įvairius dokumentus. Neretai tenka parengti kelis variantus, kopijas, sukurti skaitmeninę popierinio varianto versiją. Toks dokumentų valdymas – neefektyvus.
Atsisakius popierinių variantų, sutaupoma laiko, skirto spausdinti, kopijuoti, skaitmeninti dokumentus. Be to, laiko nebereikia skirti tarimuisi, kada geriausia susitikti tam, kad būtų aptarti dokumento koregavimo planai, redagavimas. Naudojant elektronines dokumentų valdymo sistemas galima kurti, archyvuoti, saugoti visas bylas. Darbus atliekant sistemingai, sumažinama tikimybė prarasti, pamesti dokumentus.
- Išlaidų mažinimas
Kaip aptarta aukščiau, elektroninis dokumentų valdymas panaikina poreikį spausdinti ir fiziniu paštu siųsti informaciją. Dėl šios priežasties sutaupoma ne tik laiko, bet ir išlaidų. Kita vertus, šie du resursai yra tiesiogiai susiję. Jei biuro administratoriams nebereikia rūpintis spausdinimu, kopijavimu ir kitomis panašiomis užduotimis, jie gali skirti sutaupytą laiką kitiems darbams. Virtualioje erdvėje atliekamas dokumentų valdymas leidžia rasti, persiųstir eikiamą informaciją greičiau, formuoti ir deleguoti tam tikras užduotis, informuoti kitus darbuotojus ar vadovus apie svarbius pokyčius ir pan.
- Sunaudojamos vietos mažinimas
Popieriniai dokumentai užima daug vietos. Net jei įmonėje nuolat rengiamų dokumentų nedaug, ilgainiui, pavyzdžiui, per pusmetį, jų prisikaupia ne viena stirta. Jų archyvavimui – dėliojimui į aplankus, žymėjimui taip pat reikia laiko ir lėšų. Be to, popieriaus šūsnimis paprastai būna nukrauti administratorių stalai, užpildyti stalčiai. Tenka pasirūpinti ir laisvu plotu sandėliuke. Dokumentų valdymo sistemos leidžia atlikti šiuos visus darbus virtualioje erdvėje, taigi, sumažinamas fizinės vietos poreikis ir išlaidos patalpoms išlaikyti, įrengti.
Ką žinoti prieš renkantis DVS?
Savitumu pasižymi kiekviena įmonė, organizacija. Vienose dokumentų valdymas atliekamas nuosekliai, kasdien, kitose su šia užduotimi susiduriama kiek rečiau. Skiriasi ir veiklos kryptys, tikslai, darbų atlikimo įpročiai. Todėl besirenkantiems DVS verta iš pradžių apsibrėžti esminius poreikius.
Tuomet naudinga pasitarti su konsultantais – jie gali rekomenduoti efektyvią ne tik dokumentų, bet ir informacijos, organizacijos valdymo programą. Be to, specialistai visuomet pasirengę patarti dėl dėmesį patraukusios sistemos funkcijų. Tokiu atveju nebus įdiegta papildomų DVS privalumų, kuriais bus tiesiog nesinaudojama.
Vertėtų nepamiršti, kad dokumentų valdymo sistemos aktualios ne tik biuro administratoriams. Šią priemonę galima diegti daugybėje skirtingų įmonių, įstaigų, organizacijų – nuo banko iki medicinos klinikos. Tinkamai pasirinkus sistemos funkcijas, teisingai ją įdiegus ir apmokius darbuotojus, kaip turi būti atliekamas dokumentų valdymas, galima pasiekti išskirtinės naudos. Tai – ne tik sutaupytos lėšos, laikas, padidintas produktyvumas, bet ir bendra tvarka, darbuotojų pasitenkinimas, komfortas. Taigi, išmanumas – taupus, strategiškas ir praktiškas sprendimas.
