Nors daugumoje organizacijų dar naudojami fiziniai dokumentai, vis daugiau jų perkeliama į virtualią erdvę. Įdiegus dokumentų valdymo sistemą (DVS), dokumentai tvarkomi, koreguojami, tvirtinami lengviau, o tai sutaupo ne vien daug laiko, bet ir vietos, kurios reikėtų archyvuojant popierinius dokumentus.
Elektroniniai dokumentai ir DVS
Elektroniniai dokumentai įmonėse naudojami vis intensyviau. Viena iš to priežasčių – duomenų saugumo užtikrinimas. Juk popieriniai dokumentai gali pasimesti, juos sunku koreguoti, sekti jų ruošimą, atsekti atsakingus asmenis, rasti naujausią versiją. Su elektroniniais dokumentais viskas kur kas paprasčiau: jie saugomi serveryje arba debesyje, prieigą prie jų turi tik atsakingi asmenys, todėl ir pats dokumentų valdymas yra paprastesnis. Visa nestruktūrizuota informacija saugoma ir siunčiama sistemos priemonėmis patenka ir yra matoma tik prieigos teises turintiems darbuotojams.
Popierinių ir elektroninių dokumentų valdymas
Kodėl vertėtų pakeisti turimus popierinius dokumentus elektroniniais gali apibendrinti šie 10 punktų:
1. Versijos naujumas. Dirbdami su elektroniniais dokumentais galite iš karto matyti paskutinę jų versiją, koregavimo datą ir laiką. Tai padeda išvengti nesusipratimų: naudositės tik naujausia dokumento versija.
2. Lengvesnis bendradarbiavimas. Naudodamiesi elektroniniais dokumentais lengviau suderinsite dokumentus su kolegomis, atsiras galimybė matyti visą su dokumentais susijusią įvykių ir pakeitimų istoriją. Įdiegus elektroninį parašą, dokumentų tvirtinimo laikas sumažės daug kartų.
3. Patogesnė paieška. Dokumentų valdymo sistema įgalina lengvai ir greitai rasti reikiamą dokumentą pagal įvairius jo požymius: sukūrimo datą, atsakingą asmenį, padalinį, paskirtį ir pan.
4. Didesnis saugumas. Dokumentai nedingsta, maksimaliai sumažinama fizinė jų sunaikinimo rizika. Elektroniniai dokumentai visą laiką yra nustatytame segtuve, kur juos gali pasiekti prieigą turintys asmenys. Sprendimų priėmimo procesas tampa dar patogesnis, dokumentų valdymo sistemos priemonėmis vykdant identifikaciją ir naudojant elektroninį parašą.
5. Patikima kopija. Elektroninių dokumentų kopiją padaryti daug lengviau nei popierinės versijos.
6. Lengvesnis paruošimas ir koregavimas. Paprasčiau tiesiog įrašyti kelis langelius ir turėti paruoštą dokumentą, nei nuolat spausdinti ir vėl keisti tam tikras duomenų dalis.
7. Mažesni archyvavimo kaštai. Dėl elektroninių duomenų būsenos, juos paprasčiau saugoti, nereikia skirti fizinės vietos dokumentų laikymui.
8. Didesnis nuoseklumas. Elektroninių dokumentų valdymas išsiskiria dideliu nuoseklumu: galite tiksliai matyti, kurie asmenys koregavo dokumentą, kada jis buvo redaguotas ir pan. Tai leidžia naujai atėjusiems darbuotojams lengviau perimti dokumentų tvarkymą pagal numatytą tvarką.
9. Geresnis paskirstymas. Elektroninius dokumentus (jei nėra nustatyta kitaip) gali pasiekti tik tie asmenys, kurie turi prieigą. Be to galima sukurti automatinius pranešimus-priminimus apie su dokumentu susijusios užduoties pradžią, pabaigos terminą.
10. Informacijos ir situacijos valdymas. Visos informacijos turėjimas, valdymas ir atsekamumas mažina veiklos riziką, didina veiklos kokybę, padeda užtikrinti konkurencingumą ir valdymo objektyvumą, kadangi sprendimai priimami laiku ir remiantis objektyvia informacija.
Mūsų patarimai prieš pakeičiant popierinius dokumentus elektroniniais
Planuojantiems įsidiegti dokumentų valdymo sistemą, rekomenduojame:
1. Išanalizuoti esamą padėtį ir nustatyti tobulintinas įmonės valdymo vietas;
2. Apibrėžti, kokių tikslų norima pasiekti;
3. Pagal savo poreikius iš anksto nustatyti DVS ir tiekėjo pasirinkimo kriterijus;
4. Su tiekėju suderinti sklandaus diegimo planą.
Pasirinkus tinkamą sprendimą, dokumentų valdymas gali atnešti daug naudos įmonei: pagreitėja procesai, padidėja darbuotojų produktyvumas. Jei nesate tikri dėl geriausio sprendimo Jūsų įmonei, susisiekite su mumis – patarsime.
