Kodėl vieninga ECM sistema, apimanti viso organizacijos skaitmeninio turinio valdymą – geriausias sprendimas didelius informacijos kiekius disponuojančioms organizacijoms? Kokie sprendimai apima visuminį organizacijos skaitmeninio turinio valdymą (ECM)? Ar užtenka dokumentų ir procesų valdymo sistemos šiuolaikinei organizacijai? Tai vieni dažniausiai užduodamų klausimų renkantis organizacijos valdymo įrankius.
Apie viską nuo pradžių. Organizacijos skaitmeninio turinio valdymas (angl. Enterprise Content Management, ECM) tai yra strategija, metodai ir įrankiai skirti su organizacijos procesais susijusio turinio ir dokumentų perkėlimui į elektroninę erdvę, valdymui, talpinimui, saugojimui ir dalinimuisi viso jų gyvavimo ciklo metu. Skaitmeninis organizacijos turinys apima visas nestruktūrizuotos informacijos formas: ar tai būtų fizinis dokumentas, elektroninis failas, įvairūs duomenys ar netgi el. laiškas.
Sąvoka „valdyti” skaitmeninį turinį jau kuris laikas apeliuoja į poreikius, susijusius su organizacijos valdymo strategija. Galimybė lengvai pasiekti reikiamą dokumento versiją tapo gyvybiškai svarbus aspektas. Skaitmeninio turinio valdymo vienas pagrindinių tikslų yra pasiekti organizacijos strateginius tikslus.
Priklausomai nuo organizacijos tikslų pasirenkami ir ECM sprendimai, kurių spektras šiai dienai yra labai platus. Dokumentų ir procesų valdymas tai tik nedidelė dalis ką sprendžia ECM sistema. Dažniausiai dokumentų valdymo sistema neapima tokių sričių kaip – vidinis ir išorinis komunikacijos valdymas, kokybės įrašų valdymas, personalo procesų valdymas ir t.t. arba apima tik dalį jų.
Labai svarbu renkantis ECM sistemą numatyti jos plėtros galimybes, atkreipiant dėmesį į diegėjo siūlomą sistemos funkcionalumą ir sprendimų pasiūlą.
Pasaulinės informacijos valdymo profesionalų asociacija AIIM ECM sprendimus pateikia, kaip geriausią receptą organizacijoms susiduriančioms su šiais iššūkiais:
- apsunkinta informacijos paieška dėl jos laikymo keliose, tarpusavyje nesusietose sistemose ar laikmenose.
- nėra galimybės visos organizacijos informacijos pasiekti per mobilius įrenginius vienoje sistemoje.
- neišvengiama nepatvirtintų, neoficialių dokumentų versijų naudojimo.
- duomenys dubliuojami dėl organizacijos naudojamų sistemų integracijos galimybių nebuvimo.
- sudėtinga informacijos sklaida tarp vidinių ir išorinių projektų komandų ir jų narių.
Daugiau argumentų ir skaičių žemiau infografike:
