Lietuvos paštas

Anot Lietuvos pašto procesų valdymo skyriaus atstovų, DVS įdiegimo efektas labiausiai pasijuto identifikavus, išanalizavus, standartizavus ir automatizavus svarbius bendrovei procesus: sutarčių su klientais, vidinių ir viešųjų pirkimų rengimą, derinimą, tvirtinimą, pasirašymą bei kontrolę. Rizika praleisti viešųjų pirkimų procedūrų terminus buvo visiškai eliminuota, kadangi sistemos priemonėmis buvo sukonfigūruotas standartizuotas procesas, kurio eigoje nereikia galvoti, kas kada ir ką turi padaryti. Apie besibaigiančius terminus ar išnaudotą pirkimo sumą primena pati sistema. Sistemoje sukurti ir derinimui bei tvirtinimui siunčiami dokumentai keliauja tik procese numatytiems darbuotojams. Nuo šiol dokumentų valdymas bendrovėje vykdomas pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas Elektroninių dokumentų valdymo taisykles, užtikrinamas efektyvus elektroninio parašo bei atviro standarto dokumentų panaudojimas įmonės veiklos efektyvumui ir skaidrumui didinti.

Lietuvos pašto gauta nauda:

Skaitmenizavus daugelį bendrovės veiklos procesų taip pat perkėlus dokumentus į elektroninę erdvę, Lietuvos paštas sutrumpino daugelį veiklos procesų nuo kelių iki keliasdešimt kartų, kas padidino produktyvumą, padėjo sutaupyti kasmet šimtus tūkstančių eurų.
Standartizuoti procesai užtikrino veiklos skaidrumą. Visus procesus ir darbuotojų veiksmus lengva atsekti sistemoje, tai didina pasitikėjimą bendrovės veikla. Nuo šiol visi reikiami dokumentai ir jų paskutinės versijos greitai randami pasinaudojus paieška.
Dokumentų tvirtinimui įdiegtas elektroninis parašas. Vidinius bendrovės dokumentus darbuotojai pasirašo pažangiuoju e-parašu tiesiai sistemoje. Išoriniams, sistemoje sugeneruotiems ar užregistruotiems dokumentams pasirašyti naudojamas kvalifikuotas elektroninis parašas.
Sistemos dėka paprasta atlikti procesų monitoringą: kas, kiek ir per kiek laiko parengia dokumentų, kiek trunka sutarčių (tiek su klientais, tiek pirkimų) ruošimo procesas, kur „butelio kakliukas“ ir pan.
Sutarčių rengimo ciklas sutrumpėjo nuo 1-1,5 mėn. iki 7-9 dienų. Šis pokytis pagerino klientų aptarnavimą, padidino klientų pasitenkinimą teikiamomis paslaugomis ir bendrai pagerino Lietuvos pašto veiklos kokybę.
Sklandžią vidinę komunikaciją Lietuvos pašte padėjo įgyvendinti – Intranetas. Čia darbuotojai randa visą aktualią informaciją, naujienas ir pasiekimus, o vadovybė gali lengvai atlikti darbuotojų apklausas ir pan.

Sprendimai

Intranetas
Personalo valdymas
Dokumentų valdymas
Korespondencijos valdymas
Sutarčių valdymas
Veiklos dokumentų valdymas

„Įgyvendinant projektą pagrindinės matomos ir jaučiamos naudos yra įvairių tvarkų ir dokumentų formų skaitmenizavimas, elektroninio parašo naudojimas“.

Vaidas Klimas

Projekto vadovas

Efektyvumo rodikliai

3x

Greitesnė naujų darbuotojų integracija

5x

Greitesnė informacijos paieška

5x

Paspartėjo sutarčių rengimas

60%

Sumažėjo popieriaus sunaudojimas

80%

Mažesnės laiko sąnaudos dokumentų rengimui ir tvirtinimui

7x

Greitesnė dokumentų derinimo ir tvirtinimo procesai

100+

Viso procesų automatizuota

200+

Per ketvirtį sistemoje sugeneruota viešųjų pirkimų skaičius

Atsiliepimai

5.00

„Procesų ir dokumentų valdymo sistema mums suteikė plačias galimybes skaidriai ir efektyviai valdyti savo vidinius procesus ir džiaugiamės, jog naudą gauna Lietuvos pašto klientai ir darbuotojai“.

Asta Sungailienė

Generalinė direktorė