TOKS - Tolimojo keleivinio transporto kompanija

TOKS - Tolimojo keleivinio transporto kompanija

Kompanija TOKS prieš įdiegiant sistemą susidūrė su paprasta tiesa – viena ranka vienu metu gali tvarkyti tik vieną dokumentą. Taigi norint didinti apsukas, reikia daugiau rankų… Kalbant dalykiškai, nuspręsta ieškoti sprendimų procesų automatizavimui. Siekiant įgyvendinti iškeltus tikslus, 2018 metais buvo nuspręsta diegti „Sekasoft“ dokumentų ir procesų valdymo sistemą (DVS). Pirmieji pradėti naudoti dokumentų, sutarčių, užduočių ir personalo dokumentų valdymo moduliai. Praėjus metams po diegimo, pradėjome apskaitos dokumentų perkėlimą į elektroninę erdvę, kas sutaupys dar daugiau darbuotojų laiko, nes sąskaitos, tvarkomos ir perduodamos elektroniniu būdu, patenka ten kur reikia ir kam reikia greičiau, o buhalterijai paprasčiau suvaldyti sąskaitų srautus ir priskyrimą.

"TOKS" gauta nauda:

  • Įdiegus sistemą, kardinaliai pasikeitė darbo pobūdis – atlaisvėjo rankos, liko erdvės laisviau atsikvėpti ir generuoti idėjas.
  • Nuo šiol greičiau sulaukiame atsakymo iš vadovų, taip pat turime terpę ir įrankius kur galime teikti pasiūlymus bei deleguoti užduotis kitiems.
  • Įvykdžius pokyčius organizacijoje, jau netrukus pajutome apčiuopiamus rezultatus: 5 kartus greičiau susideriname dokumentus ir juos patvirtiname. Tai ypač svarbu, kai ne visi kolegos yra biuro „kaimynai“. Greitesni procesai, žinoma, reiškia ir mažesnį darbo krūvį.
  • Komanda sutaupė apie 20 proc. darbo laiko, o vadovai sumažino administravimo išlaidas apie 40 proc. Verta paminėti ir paslaugų kokybę – efektyvinant procesus, užsakovai laimingi, nes jų užklausos atsakomos greičiau.

Sprendimai

  • Užsakymų valdymas
  • Personalo dokumentų valdymas
  • Užduočių valdymas
  • Dokumentų valdymas
  • Informacijos apie klientus valdymas
  • Sutarčių valdymas
  • Kokybės neatitikčių valdymas
TOKS planuose – ir visavertė vidinės komunikacijos platforma. Tikimasi per ateinančius metus į ją pakviesti ir vairuotojus, įdiegiant DVS priemones nuolatiniams jų mokymams. Nuotoliai ir toliau augs – tolimesni maršrutai, užsakymų gausėjimas, bet siekis išlieka – būti pasiekiamiems vieni kitiems tiesiog mygtuko spustelėjimu. Sistemos vystymo planuose taip pat – pirkimų proceso automatizavimas, siekiant spartinti sprendimų priėmimą.

Efektyvumo rodikliai

3x

Greičiau atsakomos užsakovų užklausos

5x

Greitesni dokumentų derinimo ir tvirtinimo procesai

20%

Sutaupyta darbuotojų darbo laiko

40%

Sumažintos administravimo išlaidos

Atsiliepimai

5.00

„Prašiau greičiau visus dokumentus perkelti į elektroninę erdvę, kad nebeliktų storų segtuvų ir krūvų popierinių dokumentų, kuriuos kasdien turiu pasirašyti. Šiai dienai esame skaitmenizavę didžiąją dalį veiklos procesų, o užtikrinta nauda motyvuoja tolimesniems pokyčiams“

Arūnas Indrašius
Direktorius
5.00

„Pernai TOKS užsakomųjų reisų apyvarta išaugo +0,5 mln. Eur. Mažiausiai 50% įtakos apyvartos augimui turėjo padidintas veiklos efektyvumas, įdiegus Sekasoft užsakymų valdymo sistemą.“

Sigita Vaičiutė
Pardavimų ir Rinkodaros vadovė