Norėdami padidinti savo organizacijos produktyvumą, įmonės vadovai neretai pradeda įdiegti naujus darbo procesus. Nors tai gali būti efektyvi priemonė norint pasiekti šį tikslą, jos įgyvendinimas ne visada įvyksta taip sklandžiai, kaip dauguma tikisi. Kartais neapsvarstomi keli faktoriai, kurie kelia iššūkius bandant įvesti naujoves. Susidūrus su tokiais sunkumais, ne visada pasitelkiami ir efektyvūs įrankiai, tokie kaip procesų valdymas ir tam skirtos programos. Jos gali padėti susidoroti su šiomis problemomis arba jų išvis išvengti. Žemiau pateikiami dažniausiai patiriami iššūkiai ir patarimai, kaip su jais susitvarkyti.
Darbuotojų pasipriešinimas
Pokyčiai gali radikaliai pakeisti daug darbo aspektų, netgi darbuotojų pozicijas. Tai yra sunkus metas kiekvienam įmonėje dirbančiam asmeniui, todėl jie gali imti priešintis, nepaisyti ar net vengti naujovių. Yra keletas priežasčių, kodėl neretai žlunga kaita: pradedant prastu planavimu ar išteklių paskirstymu, baigiant per dideliu, vienu metu vykstančių pokyčių skaičiumi. Visgi didžiausias iššūkis – naujų verslo procesų integravimas.
Nepaisant šios problemos, svarbu pastebėti, kad pasipriešinimas naudingas: darbuotojų baimė ir susirūpinimas gali būti pagrįsti. Todėl rekomenduojama atsižvelgti į šį nerimą, pastabas ir bendrauti su savo kolegomis. Tai gali padėti atlikti automatizuotas procesų valdymas, jo programinė įranga. Čia galima aprašyti naujų įvedamų procesų eigą, paskirtį, o specialūs komunikacijos kanalai leidžia žmonėms išreikšti savo nuomonę apie tai. Tai puiki vieta apklausti žmones, kodėl jie mano, kad naujas procesas bus neefektyvus. Atsižvelgus į gautus komentarus, galima daryti atitinkamus pakitimus, nuraminti personalą.
Iš anksto iškeltų tikslų nebuvimas
Neturėdami aiškių tikslų, kodėl įmonei reikia keisti tam tikrus darbo procesus, vadovai rizikuoja patirti organizacinį pasipriešinimą. Tai atsitinka, jei nepavyksta aiškiai perteikti naujovės vertės. Tuomet vengiama skirti atitinkamų išteklių įdiegimams, nes nėra pagrindinio plano, principų, pagal kuriuos būtų galima nustatyti prioritetus.
Be to, įmonės, neturinčios iš anksto nustatytų tikslų, linkusios iš karto pasinerti į taktinius procesų tobulinimo aspektus, tokius kaip veiklos apibrėžimas. Tai sukelia daug problemų, nes be aiškių tikslų ir gairių organizacijos rizikuoja eikvoti resursus užduotims, neatsižvelgdami į jų vertę.
Šiuo atžvilgiu taip pat gali padėti efektyvus procesų valdymas. Sistemoje galima nustatyti aiškius tam tikrų darbo procesų tikslus, o jie matomi ir vertinami kiekvieno darbuotojo. Jų derinimas vyksta su atitinkamais asmenimis, čia įmanoma nuosekliai įvardyti visą įdiegimo eigą, o esant reikalui – keisti patį procesą.
Strateginio suderinimo trūkumas
Strateginis suderinimas reiškia, kad organizacijos tikslai susiejami su įmonės darbo procesais. Jie ir verslo strategijos turi susipinti ir papildyti viena kitą. Šių procedūrų valdymas turėtų priklausyti nuo dabartinės strategijos ir procesų. Papildomos priemonės gali padėti siekti pažangos, nuspręsti, kur reikia atlikti būtinus pokyčius. Tačiau jei šie dalykai nesutampa, trūksta darbuotojų ir vadovybės palaikymo.
Procesų valdymas ir tam skirtos sistemos leidžia lengvai sužinoti pageidaujamų pokyčių tikslus, ar šie sutampa su organizaciniais siekiais. Jie formalizuojami, sistemoje atsižvelgiama, ar laikomasi vidinių standartų, o aprašymuose ir atitinkamuose dokumentuose pateikiama visa susijusi informacija. Taip galima lengvai derinti naujus procesus su įmonės strategijomis, šalinti neatitikimus.
Kompanijose patiriami sunkumai įvedant bet kokius pokyčius, tačiau itin daug iššūkių kelia naujų darbo procesų įdiegimas. Neaiškūs tikslai, strateginis nesuderinimas ir darbuotojų pasipriešinimas gali smarkiai pakenkti pokyčių įgyvendinimui. Pravartus šių kliūčių sprendimas – procesų valdymo sistema. Per tokią programą lengva informuoti kolegas apie naujoves, jų siekius, o komunikacijos kanalai leidžia greitai gauti atsiliepimus, komentarus, užklausas, priminti apie pokyčius, naują tvarką ir panašiai. Galų gale ir pati procesų valdymo sistema gali būti naujovė arba priemonė procesams įgyvendinti nauju būdu.
