Kompanijos, siekdamos optimizuoti, paspartinti ir patobulinti savo kasdienes operacijas, vis dažniau renkasi informacijos valdymą. Visiškai normalu, kad verslo savininkui ar vadovui, norinčiam valdyti informaciją elektroniniu būdu, gali kilti įvairių klausimų.
Kaip galima valdyti informaciją?
Informacijos valdymas yra kompleksinis sprendimas, padedantis saugiai administruoti įmonės vidinę informaciją: dokumentus, kokybės įrašus, neatitiktis, darbo laiko apskaitas ir panašiai. Svarbu paminėti, kad pasirinkus tokį sprendimą, visi veiksmai vykdomi laikantis vidinių kompanijos gairių ir nuostatų. Todėl prieiga suteikiama tik prie aktualios informacijos, kuri susijusi su įmonės veikla.
Informacijos valdymą sudaro keletas IT paremtų valdymo sprendimų:
- dokumentų ir įrašų;
- žiniatinklio turinio (portalo);
- veiklos procesų;
- bendradarbiavimo;
Žinant, kuo paremtas šis procesas, apsispręsti gali būti paprasčiau. Tačiau bet kokiu atveju įmonę, teikiančią informacijos valdymo paslaugas, vertėtų rinktis ypač atidžiai. Nors tai ir atrodo savaime suprantama, būtina pabrėžti, kad patikimas partneris visuomet teiks techninį palaikymą, kontaktuos betarpiškai ir aiškiai, taip pat užtikrins pagalbą renkantis.
Kokios šio proceso naudos?
Perėjus prie informacijos valdymo, dažnai pastebimos tam tikros tendencijos. Tai gali paskatinti ir jus pasidomėti poreikius atitinkančiu sprendimu:
- Sumažėjusi dokumentų nutekinimo ar neteisėto atskleidimo galimybė. Visą saugomą informaciją labai lengva sekti ir stebėti jos pokyčius. Todėl net menkiausias pasikeitimas bus užregistruotas ir apie jį pranešta.
- Laiko taupymas. Optimizuojant procesus užtikrinama aukštesnė darbo kokybė. Taip pat tai leidžia padidinti darbuotojų savikontrolę, palengvinti įvairius patikrinimus ir auditus.
- Ekologiškas sprendimas. Pasirinkus informacijos valdymą, sumažinamas spausdinamų dokumentų kiekis, be to, juos galima tvirtinti ir pasirašyti elektroniniu būdu. Taigi, kaip ir prieš tai aptartu atveju, yra taupomas laikas.
- Atgalinio ryšio užtikrinimas. Informacijos valdymas palengvina atgalinio ryšio (angl. feedback) suteikimą. Dėl šios priežasties darbuotojai gali lengviau tobulėti ir geriau atlikti užduotis.
- Lengvesnė integracija. Atėjus naujam darbuotojui, pakanka jam suteikti prisijungimą prie sistemos ir visa reikalinga informacija tampa pasiekiama. Taip kur kas paprasčiau ir greičiau perprantamos operacijos, užtikrinama sklandi darbuotojo integracija į įmonės veiklą.
Įvertinus pagrindines naudas, tampa aiškiau, kodėl informacijos valdymas gali būti naudingas jūsų verslui. Tai – puiki galimybė plėstis ir augti.
Rekomenduojame savo įmonės informaciją ir jos valdymą patikėti tik atsakingiems bei daug patirties turintiems partneriams. „Sekasoft“ užtikrina profesionalią pagalbą kiekviename žingsnyje – tiek renkantis, tiek dirbant su informacijos valdymo sistema. Tai padeda pasirūpinti sklandžiu kompanijos darbu ir puikiais rezultatais.
