Technologijos palaipsniui keičia tai, kaip atliekami kasdieniniai darbai. Taip pat keičiasi ir įvairių užduočių atlikimas edukacinėse įstaigose. Daugelis mokytojų, dėstytojų, administratorių išmaino pasenusias kartotekas, popierines dokumentų kopijas į elektronines versijas. Nesvarbu, ar tai pristatymai, esė, oficialūs įrašai ar atsiskaitymo lapeliai: visa tai švietimo įstaigose vis dažniau pateikiama skaitmeniniu būdu. Popieriaus atsisakymas iš dalies palengvina darbą, tačiau be tinkamos sistemos dokumentų valdymas gali kelti trikdžių. Todėl privačioms edukacijos įstaigoms rekomenduojama įsidiegti DVS programinę įrangą.
Greita integracija su kitomis sistemomis
Edukacinės įstaigos vis labiau keičiasi skaitmenine prasme – pradedant naujų mokinių priėmimais, tėvams siunčiamomis žinutėmis bei pastabomis, elektroniniais dienynais, baigiant visa ugdymo programa. Todėl tai pats tas laikas sutvarkyti ir visą veiklą, susijusią su dokumentais.
DVS leidžia vienoje patogioje vietoje kaupti visus reikiamus duomenis, jie sisteminami pagal nustatytus reikalavimus. Elektronines popierinių dokumentų kopijas itin lengva kurti, saugoti, archyvuoti ir paskleisti po reikiamus kanalus, o tai žymiai pagreitina tiek mokytojų, tiek administracijos darbą. Svarbiausia, kad toks dokumentų valdymas ir tam skirta įranga lengvai suprantama, ja galima greitai išmokti naudotis, ir ji netrukdo veikti kitoms jau įdiegtoms valdymo sistemoms.
Lengvesnė procesų eiga
DVS automatizuoja užduočių procesus – eliminuoja pasikartojančias, šablonines užduotis bei kasdieninius veiksmus. Tai reiškia, kad visos su dokumentais susijusios procedūros tampa žymiai lengviau tvarkomos. Ar tai būtų mokymo planų sudarymas, būtinų pažymėjimų, sertifikatų išdavimas, ar mokinių pažymių suvestinės pildymas – šiems darbams nebereikia naudoti fizinių kopijų.
Viskas vyksta vienoje skaitmeninėje sistemoje, atitinkami failai kuriami pagal nustatytus šablonus, pagal specifiką, žymas jie automatiškai talpinami į paskirtą vietą. Duomenų derinimas ir tvirtinimas taip pat tampa itin greitas, nes visą reikiamą informaciją aktualiems žmonėms galima nusiųsti per pačią programą, čia integruotą el. paštą. Taigi, nebereikia gaišti laiko vaikštant ir ieškant reikiamų darbuotojų.
Ekologiškumas
Toks efektyvus dokumentų valdymas prisideda ir prie gamtos tausojimo. Gamtos mokslų pamokose dažnai galima išgirsti, kad tokia žmonių veikla kaip medžių kirtimas, naftos gavyba ir daugiau žaloja, naikina aplinką. Tam didelę įtaką turi ir sunaudojamo popieriaus kiekis, dėl kurio kasmet didėja nukertamų medžių skaičius, mažėja pasaulio miškų.
Dėl to sunaikinamas derlingas dirvožemis, sutrikdomas vandens ciklas, prarandama biologinė įvairovė, ženkliai prisidedama prie klimato kaitos. Popieriaus sąnaudų mažinimas ar visiškas jų atsisakymas padeda mažinti žalingą žmogaus veiklą. Tad pereiti prie skaitmeninės DVS įrangos yra ekologiškai sąmoningas sprendimas.
Palengvintas informacijos prieinamumas
Su DVS itin lengvą prieigą prie informacijos gali turėti ne tik edukacijos įstaigos personalas. Per aptarnavimo langus, su reikiamais prisijungimais, prie sistemos gali prisijungti ir mokiniai, studentai. Jiems neaktualus dokumentų valdymas, tačiau čia jie gali susirasti reikiamą pamokos medžiagą, papildomą informaciją, kurią į archyvą talpina mokytojai.
Šioje įrangoje galima nustatyti ir sekti, kokius dokumentus mato kiekvienas vartotojas, ką kuris asmuo peržiūrėjo, kada, ar failas buvo redaguojamas. Visus privačius duomenis, administracinius popierius ir su įstaigos personalu susijusius dokumentus tiesiog galima paslėpti nuo pasirinktų žmonių, apriboti jų veiklos galimybes su specifiniais duomenimis.
Popierinių dokumentų kūrimas, platinimas ir saugojimas užtrunka daug laiko, o taip pat ir generuoja dideles kanceliarinių prekių, įrangos bei patalpų administravimo išlaidas. Atsisakius fizinių kopijų, edukacinėse įstaigose šie pinigai gali būti panaudojami geresniais tikslais. Įsidiegti DVS pravartu ir našumo atžvilgiu – personalas mažiau laiko praleis tvarkydamas dokumentus, daugiau dėmesio skirs įstaigai ir mokiniams naudingai veiklai.
