Stambesnės įmonės bei organizacijos vien dėl savo dydžio kiekvieną dieną susiduria su daugybe iššūkių, pradedant nuo neefektyvaus dokumentų valdymo, nesusikalbėjimo, baigiant kritinių duomenų praradimu dėl išvengtinų klaidų. Tokios problemos gali brangiai kainuoti, ypač, kai kalbama apie asmeninius ar teisinius dokumentus. Tokiu atveju, norint tai išspręsti, čia reikia dokumentų valdymo sprendimo, pritaikomo įmonės lygiu. Išvengti produktyvumo praradimo ir galimų finansinių nuostolių įmanoma įdiegus parankią „SharePoint“ DVS sistemą.
SharePoint DVS leidžia lengvai valdyti ir stebėti aktualių dokumentų versijas
Dėl neatidaus dokumentų pildymo bei atsitiktinio failų ištrynimo kasdien galima sunaikinti didelę dalį duomenų, o kartais tiesiog pildomos netinkamos dokumentų versijos. Vieni tipiškiausių prastos informacijos versijų valdymo scenarijų – netinkamos įrašų versijos siuntimas kolegai ar klientui, darbas su pasenusiu dokumentu arba vykdomojo lygio sprendimo priėmimas remiantis pasenusiais duomenimis. Visi šie variantai gali sukelti didelių nuostolių.
Naudojant „SharePoint“, skaitmeninėje aplinkoje galima lengvai kontroliuoti ir sekti failų versijas. Pateikiamas žurnalas, kuriame automatiškai surašoma išsami informacija apie senesnes dokumentų versijas ir visas jo modifikacijas. Esant reikalui, ankstesnes versijas per DVS galima atkurti, redaguoti bei išsaugoti.
Supaprastina bendradarbiavimą tarp darbuotojų iš skirtingų skyrių
Įmonės skyrių personalui tenka dažnai bendradarbiauti rengiant bendrus įrašus, pasiūlymus, projektus. Netinkamai pasiruošus tokiam darbui, tokia veikla gali tapti pernelyg sudėtinga ir sunki. Kelių dokumentų versijų siuntinėjimas pirmyn atgal gali sumažinti produktyvumą ir pakenkti rezultatams.
Kaip minėta anksčiau, „SharePoint“ supaprastina versijų valdymą, todėl nesutarimų dėl netinkamos informacijos daugiau nebus. Kalbant apie susikalbėjimą ir darbo eigos efektyvumą, ši sistema turi specialius įrankius, leidžiančius greitai susisiekti su reikiamais asmenimis programos el. paštu, o taip pat ir automatizuotus procesus, kurie pasirūpina lengvu el. parašų, atsiliepimų bei leidimų gavimu.
Panaikina būtinybę naudoti popierių dokumentams
Šiais laikais vis dar tvarkomi popieriai dokumentai, tačiau tai brangu, neveiksminga ir galiausiai kenkia aplinkai. Vien tik spausdinimas įmonei gali kainuoti apie 3 % pajamų, o ekologijos problema tampa dar aktualesnė, nes 65 % atspausdintų dokumentų išmetami kone tą pačią dieną.
„SharePoint“ DVS pašalina šias išlaidas bei neefektyvų dokumentų tvarkymą, panaikindama popieriaus būtinybę. Visi su failais, įrašais susiję procesai, tokie kaip jų kūrimas, redagavimas, sisteminimas bei saugojimas vyksta tik skaitmeninėje aplinkoje. Nebereikia spausdinti dokumentų, kad jį pateiktumėte peržiūrai ar kad gautumėte reikiamą parašą – visus aktualius darbuotojus jie pasiekia skaitmenine forma.
SharePoint DVS dokumentai ruošiami pagal nuostatus
Oficialūs dokumentai turi būti ruošiami pagal tam tikrus reikalavimus ir gaires, o atitikti ir palaikyti šiuos nuostatus neretai sukelia daug vargo. Nuolatinė priežiūra, ar laikomasi saugojimo, klasifikavimo ir priežiūros taisyklių, užima daug laiko, todėl darbuotojams ne visada lieka laiko atlikti svarbesnes užduotis. Tačiau nesilaikant šių reikalavimų, atliekant auditą, galima patirti negrįžtamą žalą.
Šiuo atžvilgiu DVS tampa itin vertingu įrankiu. Sistemoje galima nurodyti konkrečius įrašų kūrimo, tvarkymo ir laikymo nuostatus, kurie pritaikomi kiekvienam senam ir naujam dokumentui. Čia palaikomos griežtos formatavimo taisyklės, failai kuriami pagal specialus Jūsų parinktus šablonus, todėl visi kuriami dokumentai išlieka vienodi.
Apsaugoma nuo duomenų praradimo
Duomenų praradimas – viena skaudžiausių netinkamo dokumentų tvarkymo pasekmių. Visiškai nenuostabu, nes praradus strateginius dokumentus, prototipus, verslo plėtros planus ar tiesiog vartotojų asmeninius duomenis pakenkiama ne tik įmonės konkurencingumui, bet ir patikimumui, galima užsitraukti griežtas baudas.
To galima išvengti su DVS įrangoje esančiomis specialiomis funkcijomis, skirtomis užtikrinti duomenų saugą. Sistemoje galima sukurti specialias dokumentų grupes, kuriose saugoma jautri informacija, o į šias vietas ribojama prieiga. Tik parinkti asmenys gali peržiūrėti šiuos failus ar atlikti pakeitimus. Sistema seka, kas peržiūrėjo kokius įrašus, kada tai buvo daroma ir kokie veiksmai atlikti su duomenimis.
Dokumentų automatizavimas pasitelkiant skaitmeninius sprendimus sumažina riziką, susijusią su dokumentų tvarkymu bei dalijimusi, ir taip padeda išvengti galimų finansinių nuostolių, našumo problemų didelėse įmonėse. Vienai iš rinkoje pirmaujančių tam skirtų platformų „SharePoint“ pritaikytas „Sekasoft“ sprendimas sujungia ir patogioje sąsajoje pateikia būtiną esminių įrankių rinkinį, kuris reikalingas norint efektyviai ir lengvai tvarkyti skaitmeninius įrašus visos organizacijos lygiu.
